Общи условия

Настоящите Общи условия уреждат условията и правилата за използване на платформата sMartiCheckin, достъпна чрез интернет страницата www.smarticheckin.com и свързаните с нея услуги (наричани заедно „Платформата“).

Платформата се предоставя като софтуерна услуга (Software as a Service – SaaS), предназначена да подпомага собственици и оператори на места за настаняване при организиране и автоматизиране на процеси, свързани с регистрация на гости, събиране и обработка на необходима информация, подготовка на документи, изчисляване на туристически данък и управление на свързани административни дейности.

Настоящите Общи условия представляват договор между:

Смарти Лаб 26 ЕООД, наричано по-долу „Администратор“ или „Доставчик“, като доставчик на платформата sMartiCheckin,

и

физическо или юридическо лице, което използва Платформата като собственик, оператор или представител на туристически обект, наричано по-долу „Домакин“ или „Потребител“.

Със създаването на потребителски акаунт, активирането на платена услуга или използването на която и да е функционалност на Платформата, Домакинът потвърждава, че е прочел, разбрал и приема настоящите Общи условия.

• Ако Домакинът не приема настоящите Общи условия, той не следва да използва Платформата.

Платформата sMartiCheckin се разработва, поддържа и управлява от:

Смарти Лаб 26 ЕООД

ЕИК: 20886095

Електронна поща за контакт:

info@smarticheckin.com

наричано по-долу „Администратор“.

Администраторът отговаря за:

• техническото функциониране на Платформата;
• развитието и поддръжката на софтуера;
• предоставянето на достъп до договорените функционалности;
• предприемането на разумни технически и организационни мерки за сигурност.
• Администраторът не е държавен орган, не представлява държавна или общинска администрация и не действа от името на Националния туристически регистър, Единната система за туристическа информация (ЕСТИ), общини или други институции.

За целите на настоящите Общи условия:

„Платформа“ означава софтуерното решение sMartiCheckin, включително уеб приложението, базите данни, функционалностите, интеграциите и свързаните услуги.

„Домакин“ означава физическо или юридическо лице, което управлява туристически обект и използва Платформата за свои административни и оперативни нужди.

„Гост“ означава лице, което получава покана от Домакина и предоставя необходимата информация чрез функционалностите на Платформата.

„Туристически обект“ означава място за настаняване, регистрирано съгласно приложимото законодателство.

„УИК“ означава уникален идентификационен код на туристически обект в Националния туристически регистър.

„НТР“ означава Национален туристически регистър.

„ЕСТИ“ означава Единна система за туристическа информация.

„Лични данни“ означава информация, която се отнася до идентифицирано или идентифицируемо физическо лице съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR).

„Услуга“ означава функционалностите, предоставяни чрез Платформата съгласно избрания от Домакина план или наличните безплатни функционалности.

Използването на Платформата е възможно само след приемане на настоящите Общи условия.

При регистрация Домакинът декларира, че:

• предоставената информация е вярна и актуална;
• има право да използва Платформата от името на посочения туристически обект или организация;
• ще използва Платформата съобразно закона и настоящите Общи условия.
• Когато Домакинът използва Платформата от името на юридическо лице, той декларира, че има необходимите права и правомощия да обвърже това лице с настоящите Общи условия.

sMartiCheckin предоставя технологична платформа, която подпомага Домакините при:

• събиране на информация от гости;
• дигитализиране на процеса по регистрация;
• подготовка на регистрационни документи;
• изчисляване на туристически данък;
• създаване на справки и отчети;
• управление на данни за престои;
• подготовка на информация за използване пред компетентни институции.

Платформата има помощен и автоматизиращ характер.

Използването на Платформата не освобождава Домакина от неговите законови задължения, включително:

• регистрация и категоризация на туристическия обект;
• подаване на изискуеми справки;
• правилно изчисляване и деклариране на туристически данък;
• спазване на изискванията на Закона за туризма и други приложими нормативни актове. 

За използване на определени функционалности Домакинът трябва да създаде потребителски акаунт.

Домакинът се задължава да предостави точна и актуална информация, включително:

• данни за контакт;
• данни за туристическия обект;
• информация за регистрация в НТР;
• настройки, необходими за правилната работа на Платформата.

Домакинът носи отговорност за:

• сигурността на своите идентификационни данни;
• всички действия, извършени чрез неговия акаунт;
• ограничаване на достъпа до акаунта от неоторизирани лица.
• При съмнение за компрометиран акаунт Домакинът следва незабавно да уведоми Администратора.

Домакинът носи пълна отговорност за:

• точността на въведените данни;
• актуалността на информацията за туристическия обект;
• правилното въвеждане на УИК;
• правилното определяне на размера на туристическия данък;
• използването на Платформата само за реални и потвърдени резервации;
• проверката на генерираните документи и справки преди използването им;
• спазването на приложимите законови изисквания.

Администраторът не носи отговорност за последици, произтичащи от:

• неправилно въведени данни;
• непълна информация;
• неправилно конфигурирани настройки;
• действия или бездействия на Домакина. 

Домакинът може да изпраща покани към свои гости за предоставяне на необходимата информация чрез Платформата.

Домакинът гарантира, че:

• поканите се изпращат само във връзка с реални резервации;
• има право да събира необходимите данни;
• предоставя на гостите необходимата информация относно обработването на личните им данни.

Гостът не придобива права върху Платформата и не става страна по договора между Домакина и Администратора.

Администраторът предоставя техническа възможност за събиране и обработка на данните, но не определя целите и средствата за обработване на данните на гостите.

sMartiCheckin може да предоставя функционалности за автоматизирана обработка на информация, включително технологии за оптично разпознаване на символи (OCR), автоматично извличане на данни и други алгоритми за подпомагане на въвеждането и обработката на информация.

Тези функционалности са предназначени да улесняват процеса по събиране и обработване на данни, но представляват помощен инструмент и не заместват човешката проверка.

При използване на OCR или други автоматизирани функционалности:

• извлечените данни могат да съдържат грешки;
• разпознаването може да бъде неточно поради качество на документа, език, формат, осветление или други фактори;
• автоматично генерираната информация следва да бъде проверена от Домакина преди използване.

Домакинът носи отговорност за:

• проверка на автоматично извлечените данни;
• коригиране на неточности;
• потвърждаване на информацията преди нейното използване.

Администраторът не гарантира абсолютна точност на резултатите от автоматизирана обработка и не носи отговорност за последици, произтичащи от непроверени или неправилно използвани автоматично извлечени данни.

Платформата може да предоставя възможност за генериране на:

• регистрационни форми;
• справки;
• отчети;
• файлове за административни цели;
• други документи, свързани с функционалностите на услугата.

Всички документи и справки, генерирани чрез Платформата, имат подпомагащ характер.

Домакинът е длъжен:

• да прегледа съдържанието на генерираните документи;
• да провери тяхната точност;
• да се увери, че отговарят на актуалните изисквания на съответната институция.

Администраторът полага разумни усилия за поддържане на актуалност на функционалностите, но не гарантира, че генерираните документи винаги ще отговарят на бъдещи промени в законодателството или административните изисквания.

Администраторът не носи отговорност за:

• отказ на институция да приеме документ;
• промени в административни процедури;
• различно тълкуване на нормативни изисквания от компетентни органи. 

За предоставяне на част от функционалностите sMartiCheckin може да използва интеграции със системи на трети страни, включително, но не само:

• Booking.com;
• Airbnb;
• iCal календари;
• платежни оператори;
• Единна система за туристическа информация (ЕСТИ);
• Национален туристически регистър;
• доставчици на облачни услуги;
• доставчици на комуникационни услуги.

Интеграциите могат да зависят от:

• наличност на API интерфейси;
• технически ограничения на външния доставчик;
• промени в условията за използване на външната система;
• промени в нормативни или административни изисквания.

Администраторът не гарантира:

• непрекъсната работа на външните интеграции;
• запазване на съществуващи функционалности при промяна на условия от трети страни;
• достъпност или коректност на данни, предоставени от външни системи.

При промяна, ограничаване или прекратяване на достъп до външна система, Администраторът може да промени или премахне съответната функционалност, без това да представлява неизпълнение на настоящите Общи условия.

sMartiCheckin може да предоставя функционалност за изчисляване, представяне и подпомагане на събирането на туристически данък.

Размерът на туристическия данък се определя въз основа на информацията, въведена от Домакина, включително:

• местоположение на туристическия обект;
• категория на обекта;
• приложима общинска ставка;
• брой гости;
• брой нощувки;
• други релевантни параметри.

Домакинът носи пълна отговорност за:

• правилното въвеждане на данните;
• актуализиране на ставките;
• проверка на изчисленията;
• изпълнение на задълженията си към съответната община.

sMartiCheckin не определя размера на туристическия данък и не представлява данъчен или правен консултант.

Използването на Платформата не освобождава Домакина от задълженията му по приложимото законодателство.

Когато функционалностите на Платформата позволяват онлайн плащане на туристически данък, плащането може да бъде извършено чрез интегриран платежен оператор.

Към момента на публикуване на настоящите Общи условия платежните услуги могат да бъдат предоставяни чрез Stripe или друг лицензиран платежен доставчик.

sMartiCheckin:

• не съхранява пълни данни за платежни карти;
• няма достъп до чувствителни платежни данни;
• не е платежна институция;
• не предоставя платежни услуги от свое име.

Плащанията се обработват съгласно правилата и условията на съответния платежен оператор.

При плащане на туристически данък чрез Платформата може да бъде начислена фиксирана такса за обслужване.

Към датата на настоящите Общи условия тази такса е:

0.30 EUR за транзакция

Таксата покрива разходи, свързани с:

• обработване на плащането;
• техническа инфраструктура;
• поддръжка на услугата;
• развитие на платформата.

Размерът на таксата може да бъде променян при актуализация на ценовите условия.

Гостът ще бъде информиран за общата дължима сума преди потвърждаване на плащането.

sMartiCheckin може да предлага безплатни и платени планове за използване на платформата.

Всеки абонаментен план предоставя достъп до определени функционалности, описани в актуалното ценово предложение на платформата.

Администраторът има право:

• да въвежда нови платени функционалности;
• да променя цените на бъдещи абонаментни периоди;
• да променя включените функции в отделните планове.

Промените не засягат вече заплатен период, освен ако друго не е договорено с Домакина.

При активиране на платен абонамент Домакинът може да бъде таксуван периодично съгласно избрания план.

Домакинът може да прекрати автоматичното подновяване по всяко време чрез наличните настройки на акаунта или чрез контакт с Администратора.

Прекратяването влиза в сила след изтичане на вече платения период.

Платени абонаментни такси не се възстановяват, освен ако:

• това е предвидено от приложимото законодателство;
• Администраторът изрично не е одобрил възстановяване. 

Администраторът прилага подходящи технически и организационни мерки за защита на информацията, обработвана чрез Платформата.

Тези мерки могат да включват:

• криптирана комуникация чрез защитени протоколи;
• контрол на достъпа;
• ограничаване на достъпа до данни само до оторизирани лица;
• логове и наблюдение на системната активност;
• процедури за управление на сигурността.

Въпреки предприетите мерки, Администраторът не може да гарантира абсолютна сигурност на информацията при всички възможни обстоятелства, включително при:

• атаки от трети лица;
• компрометиране на потребителски акаунти;
• неправомерно използване на идентификационни данни от страна на потребителя;
• действия извън контрола на Администратора.

Домакинът е длъжен да предприема разумни мерки за защита на своя акаунт и достъпа до информацията.

Данните се съхраняват за период, необходим за:

• предоставяне на услугата;
• изпълнение на договорни отношения;
• спазване на законови задължения;
• защита на законни интереси на Администратора.

След прекратяване на използването на услугата Домакинът може да поиска изтриване на своите данни, когато това е допустимо съгласно приложимото законодателство.

Изтриването може да не бъде извършено, когато съществува законово задължение за съхранение или необходимост от запазване на информация за защита на права и законни интереси.

Подробните правила са описани в Политиката за поверителност и DPA.

Всички права върху Платформата и нейните компоненти принадлежат на Смарти Лаб 26 ЕООД или на съответните носители на права.

Това включва, но не се ограничава до:

• програмен код;
• архитектура на системата;
• дизайн;
• интерфейс;
• база данни;
• алгоритми;
• търговски наименования;
• лого;
• документация;
• съдържание.

Предоставянето на достъп до Платформата не представлява прехвърляне на права върху интелектуална собственост.

На Домакина се предоставя ограничено, неизключително и непрехвърляемо право да използва Платформата единствено за целите, описани в настоящите Общи условия.

Домакинът няма право:

• да използва Платформата за незаконни цели;
• да предоставя достъп на трети лица извън разрешеното;
• да продава, препродава или отдава под наем достъп до услугата;
• да копира или възпроизвежда части от софтуера;
• да извършва reverse engineering;
• да заобикаля технически ограничения;
• да използва автоматизирани средства за извличане на данни (scraping);
• да нарушава сигурността на системата;
• да качва злонамерени файлове или съдържание;
• да използва платформата за фиктивни резервации или неверни регистрации.

При установяване на подобни действия Администраторът има право да ограничи или прекрати достъпа на Домакина.

sMartiCheckin се предоставя като технологична услуга за подпомагане на административни процеси.

Администраторът полага разумни усилия за:

• надеждна работа на системата;
• коректно функциониране на основните функции;
• своевременно отстраняване на технически проблеми.

Въпреки това Администраторът не гарантира:

• пълна липса на технически грешки;
• непрекъсната наличност на услугата;
• абсолютна точност на автоматично обработени данни;
• приемане на генерирани документи от всички институции;
• непрекъсната работа на външни интеграции.

Администраторът не носи отговорност за вреди, произтичащи от:

• неправилно въведени данни от Домакина;
• действия или бездействия на Домакина;
• действия на гости;
• промени в нормативни изисквания;
• решения или действия на държавни и общински органи;
• проблеми във външни системи;
• прекъсвания на интернет или платежни услуги.

Доколкото законът позволява, максималната отговорност на Администратора към конкретен Домакин е ограничена до размера на платените от този Домакин такси за използване на Платформата през последните 12 месеца.

Администраторът може периодично да извършва:

• техническа поддръжка;
• актуализации;
• подобрения;
• промени в инфраструктурата.

Това може временно да доведе до ограничаване или прекъсване на достъпа.

Когато е възможно, Администраторът ще уведомява предварително за планирани прекъсвания.

Заявки за техническа поддръжка могат да бъдат изпращани на:

info@smarticheckin.com

Администраторът има право временно да ограничи или прекрати достъпа на Домакин до Платформата при наличие на основателна причина, включително:

• нарушение на настоящите Общи условия;
• използване на Платформата по начин, който застрашава сигурността или нормалната работа на системата;
• предоставяне на неверни или подвеждащи данни;
• използване на услугата за незаконни цели;
• неплащане на дължими такси;
• опит за неоторизиран достъп;
• действия, които могат да причинят вреди на Администратора, други потребители или трети лица.

Когато обстоятелствата позволяват, Администраторът уведомява Домакина преди ограничаване на достъпа.

Администраторът може да прекрати незабавно достъпа без предварително уведомление, когато това е необходимо за:

• защита на сигурността на Платформата;
• предотвратяване на злоупотреби;
• изпълнение на законово задължение.

Прекратяването на достъпа не освобождава Домакина от задължения, възникнали преди датата на прекратяване.

Домакинът може по всяко време да прекрати използването на Платформата.

При прекратяване:

• платените абонаментни периоди остават активни до изтичане на съответния период;
• неплатени задължения остават дължими;
• достъпът до определени функционалности може да бъде прекратен съгласно избрания план.

При прекратяване Домакинът може да поиска предоставяне или изтриване на своите данни в съответствие с приложимото законодателство и условията за обработване на лични данни.

Администраторът не носи отговорност за пълно или частично неизпълнение на свои задължения, когато това се дължи на обстоятелства извън неговия разумен контрол.

Такива обстоятелства могат да включват:

• природни бедствия;
• пожари;
• аварии;
• прекъсване на електрозахранване;
• прекъсване на интернет свързаност;
• кибератаки;
• действия на държавни органи;
• промени в нормативната рамка;
• войни, безредици или други извънредни ситуации;
• действия или неизпълнение от страна на външни доставчици.

При възникване на подобни обстоятелства Администраторът полага разумни усилия за възстановяване на нормалната работа на Платформата.

Администраторът има право по всяко време да:

• подобрява функционалностите;
• добавя нови услуги;
• изменя или премахва отделни функции;
• променя техническата архитектура;
• прекратява функционалности, които вече не са приложими или устойчиви.

Администраторът ще полага разумни усилия да уведомява Домакините за съществени промени, когато това е възможно.

Промени, свързани със сигурност, техническа стабилност или законови изисквания, могат да бъдат извършвани незабавно.

Администраторът има право да актуализира настоящите Общи условия при:

• промени в законодателството;
• промени в услугите;
• развитие на Платформата;
• въвеждане на нови функционалности;
• необходимост от подобряване на сигурността или организацията на услугата.

Актуалната версия на Общите условия се публикува на интернет страницата на sMartiCheckin.

При съществени промени Администраторът може да уведоми регистрираните Домакини чрез:

• електронна поща;
• съобщение в Платформата;
• друг подходящ комуникационен канал.

Продължаването на използването на Платформата след публикуване на актуализираните Общи условия представлява приемане на промените.

Страните се задължават да пазят поверителна информацията, получена във връзка с използването на Платформата.

За поверителна информация се считат всички данни, които не са публично достъпни, включително:

• бизнес информация;
• техническа информация;
• потребителски данни;
• информация за конфигурация на системата.

Задължението за конфиденциалност не се прилага, когато разкриването на информация е необходимо:

• съгласно законово изискване;
• по искане на компетентен орган;
• за защита на права и законни интереси.

Ако отделна разпоредба от настоящите Общи условия бъде призната за недействителна, неприложима или противоречаща на закона, това няма да води до недействителност на останалите разпоредби.

Страните ще положат усилия да заменят засегнатата разпоредба с валидна такава, която най-близко съответства на първоначалната ѝ цел.

Настоящите Общи условия се уреждат и тълкуват съгласно законодателството на Република България.

За всички неуредени въпроси се прилагат:

• действащото българско законодателство;
• приложимото право на Европейския съюз;
• относимите разпоредби относно електронните услуги, защитата на личните данни и потребителските отношения.

Страните ще полагат усилия да разрешават възникнали спорове чрез добросъвестен диалог и доброволно уреждане.

При невъзможност за постигане на споразумение, спорът се отнася за решаване от компетентния български съд.

Настоящите Общи условия представляват цялостното споразумение между Домакина и Администратора относно използването на Платформата.

Всички предходни договорки, комуникации или условия относно използването на sMartiCheckin се считат заменени от настоящия документ.

Настоящите Общи условия влизат в сила от датата на публикуването им на:

www.smarticheckin.com

Дата на влизане в сила:

август 2026 г.